Un control ITM nu verifica doar daca oamenii sunt la munca, ci si daca relatia dintre tine si angajatii tai este incadrata corect in documente si platformele oficiale, in proceduri si in realitatea de zi cu zi. Nu este suficient sa spui ca salariatul are contract, ca a primit bocanci de protectie sau ca stie sa lucreze in siguranta - trebuie sa poti arata contractul, transmiterea in registru, fisa de post, fisa de instruire, procesul-verbal de predare a echipamentului individual de protectie, dovada evaluarii riscurilor si documentele.

Legea securitatii si sanatatii in munca nr. 319/2006 stabileste cadrul general al masurilor pentru imbunatatirea securitatii si sanatatii lucratorilor, iar Inspectia Muncii indica drept cadru general si HG nr. 1425/2006 pentru normele metodologice de aplicare.

Ce urmareste, de fapt, controlul ITM?

Inspectorii pot verifica relatiile de munca, timpul de lucru, evidenta salariatilor, plata drepturilor salariale, respectarea repausului, existenta regulamentului intern, documentele din dosarele de personal si felul in care ai transmis datele in registrul general de evidenta a salariatilor. De asemenea, mai verifica si zona de securitate si sanatate in munca: evaluarea riscurilor, instruirea lucratorilor, controlul medical, echipamentele individuale de protectie, semnalizarea, instructiunile proprii si masurile luate pentru prevenirea accidentelor.

Registrul general de evidenta a salariatilor este o piesa centrala in acest tablou. HG nr. 905/2017 stabileste metodologia de infiintare, completare si transmitere a registrului, iar datele pentru persoanele care urmeaza sa lucreze in baza unui contract individual de munca trebuie inregistrate anterior inceperii activitatii. 

In zona SSM, inspectorul nu este interesat de mapa cu documentele de protectia muncii, ci  cauta sa identifice riscurile concrete din activitatea ta si daca ai luat masurile necesare proportionale.

Actele pe care trebuie sa le ai pregatite

Pentru fiecare salariat ai nevoie de contractul individual de munca semnat inainte de inceperea activitatii, acte aditionale (acolo unde au existat modificari), fisa postului, copii ale documentelor necesare angajarii, dovada informarii privind clauzele contractuale, cereri si decizii privind concediile, suspendarile sau incetarile, precum si documente care justifica modificarile salariale sau de functie.

Apoi pontajul - unul dintre documentele in care apare daca oamenii lucreaza in ture, programul flexibil, orele suplimentare, munca de noapte sau activitate in weekend. Inspectorul poate compara contractul, programul declarat, pontajul si plata efectiva. Daca un salariat apare cu norma partiala, dar in realitate lucreaza program complet, ai o vulnerabilitate majora. Daca orele suplimentare nu sunt aprobate, compensate sau platite conform legii, problema nu se rezolva printr-o explicatie verbala.

Regulamentul intern este un alt document important ce trebuie sa reflecte regulile firmei privind disciplina muncii, drepturile si obligatiile angajatilor, procedura de solutionare a cererilor sau reclamatiilor individuale, criteriile de evaluare profesionala si reguli privind sanatatea si securitatea in munca. Daca ai politici separate pentru telemunca, utilizarea echipamentelor, protectia datelor, conduita profesionala sau prevenirea hartuirii, pastreaza dovada comunicarii catre angajati.

REGES-ONLINE

Incepand cu anul 2026, comunicarile publice ale inspectoratelor teritoriale au anuntat tranzitia de la Revisal la REGES-ONLINE, cu obligatia angajatorilor de a solicita accesul si de a utiliza noua platforma pentru raportari.

Datele inregistrate in platforma trebuie sa fie corecte, actualizate si sustinute de documente. Daca ai modificat salariul, functia, durata timpului de munca, locul muncii sau durata contractului, trebuie sa existe actul corespunzator si transmiterea in registru. Daca lucrezi cu un prestator extern pentru completarea si transmiterea datelor, raspunderea nu dispare. HG nr. 905/2017 precizeaza ca angajatorii pot contracta servicii de completare si transmitere, dar acest lucru nu ii exonereaza de obligatiile stabilite de hotarare.

Documentele SSM importante la un control

In zona SSM, documentele obligatorii depind de activitate, numar de angajati, riscuri si organizarea interna, dar exista cateva categorii fara de care nu ar trebui sa te prinda niciun control. Ai nevoie de evaluarea riscurilor pentru locurile de munca si posturi, planul de prevenire si protectie, instructiuni proprii de securitate si sanatate in munca, fise de instruire individuala, documente privind instruirea introductiv-generala, instruirea la locul de munca si instruirea periodica, dovezi privind medicina muncii, precum si documente privind acordarea echipamentului individual de protectie.

Inspectia Muncii enumera in legislatia SSM acte precum Legea nr. 319/2006, HG nr. 1425/2006, HG nr. 1091/2006 privind cerintele minime pentru locul de munca, HG nr. 1146/2006 privind echipamentele de munca si HG nr. 1048/2006 privind cerintele minime pentru utilizarea echipamentelor individuale de protectie. Fisa de instruire SSM este una dintre cele mai importante dovezi. Instruirea trebuie sa fie relevanta pentru postul respectiv. 

Echipamentele individuale de protectie NU sunt optionale!

Daca inspectorul intra intr-un atelier si vede angajati fara bocanci, fara ochelari, fara manusi sau fara casca acolo unde riscurile o cer, nu mai conteaza biblioraftul daca realitatea din teren contrazice documentele.

Echipamentele de protectie se stabilesc in functie de riscuri, nu dupa preferinte sau dupa bugetul ramas la final de luna. Pentru lucrari cu risc de lovire la picioare, ai nevoie de incaltaminte de protectie. Pentru taiere, sudura, slefuire sau manipulare de materiale periculoase, ai nevoie de manusi adecvate, ochelari, viziera, masca, casca sau imbracaminte speciala, dupa caz. Pentru lucru la inaltime, hamul, sistemele de ancorare si instruirea aferenta sunt esentiale. Pentru zone cu zgomot, protectia auditiva devine obligatorie. Pentru substante chimice, trebuie sa corelezi echipamente de protectie Marvel cu fisele cu date de securitate si cu modul real de utilizare.

Nu este suficient sa cumperi echipamentele, ci trebuie sa ai un proces-verbal, o fisa de distribuire sau un registru de predare-primire in care apar numele salariatului, tipul echipamentului, data acordarii, semnatura si, ideal, termenul de inlocuire sau conditiile de utilizare. 

Ce faci in ziua controlului?

In ziua controlului, primul lucru pe care il ai de facut este sa ramai calm si cooperant. Solicita legitimatia inspectorilor, noteaza institutia, obiectul controlului si documentele cerute. Nu improviza raspunsuri, nu ascunde documente si nu trimite angajatii ”in pauza” ca sa para ca nu lucreaza.

Este important sa desemnezi o persoana care discuta cu inspectorii. Daca fiecare angajat ofera explicatii diferite, controlul se poate complica inutil. Persoana desemnata trebuie sa cunoasca structura documentelor, programul de lucru, responsabilitatile interne si procedurile SSM. In paralel, asigura-te ca activitatea din teren reflecta regulile: echipamentele sunt purtate, caile de acces sunt libere, semnalizarea este vizibila, utilajele sunt folosite corect, iar angajatii stiu ce au de facut.

Dupa control citeste cu atentie procesul-verbal. Daca sunt dispuse masuri, noteaza termenele si responsabilul intern pentru fiecare. Chiar daca primesti avertisment in loc de amenda, ai ocazia sa repari sistemul inainte ca urmatorul control sa fie mai dur. In multe firme, avertismentul este cel mai ieftin audit posibil, cu conditia sa il folosesti ca semnal de reorganizare.