• Ce reprezinta echipamentul individual de protectie?
• Cand cheltuiala este integral deductibila la calculul impozitului pe profit?
• Echipamentele de protectie sunt considerate avantaje salariale?
• Poti deduce TVA-ul aferent echipamentelor de protectie?
• Greseli frecvente care pot crea probleme la un control ANAF

In fiecare an, mii de firme cumpara bocanci, salopete, manusi, casti sau ochelari de protectie. Intrebarea apare aproape de fiecare data in contabilitate: aceste cheltuieli sunt deductibile fiscal sau pot fi reconsiderate de ANAF?
Angajatul are nevoie de echipament ca sa isi poata face treaba in siguranta, firma il cumpara, contabilitatea inregistreaza factura, iar costul devine cheltuiala deductibila. In realitate, deductibilitatea fiscala a echipamentelor de protectie depinde de legatura dintre riscul identificat la locul de munca, obligatia angajatorului, natura concreta a produsului cumparat, documentele de achizitie, dovada distribuirii catre salariati si tratamentul contabil aplicat.

Problemele apar cand denumirea de pe factura este generala; un furnizor poate scrie ”imbracaminte”, ”incaltaminte de protectie Diadora”, ”ochelari”, ”costum” sau ”articole textile”, fara sa precizeze daca produsele sunt echipamente individuale de protectie, uniforme obligatorii, imbracaminte de lucru ori simple bunuri acordate angajatilor, ceea ce pentru inspectorul fiscal nu va fi suficient (acesta va urmari scopul achizitiei si traseul documentar al bunurilor).

In principiu, cheltuielile cu echipamentele de protectie ale angajatilor pot fi deduse fiscal. Pentru o societate platitoare de impozit pe profit, regula generala din articolul 25 al Codului fiscal este ca sunt deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cheltuielile reglementate prin acte normative in vigoare. Echipamentele individuale de protectie acordate pentru prevenirea riscurilor profesionale se inscriu, in mod firesc, in aceasta logica, atunci cand sunt necesare activitatii si sunt documentate corespunzator.

Nu exista pentru echipamentele de protectie acordate in conditiile legii un plafon fiscal general similar celor aplicabile anumitor cheltuieli sociale sau de protocol. Valoarea trebuie insa sa fie justificata prin natura activitatii, numarul de angajati, frecventa inlocuirilor, specificatiile tehnice si riscurile profesionale existente.

Daca firma ta aplica impozitul pe veniturile microintreprinderilor, inregistrarea unei asemenea cheltuieli nu reduce in mod direct baza impozabila a impozitului micro, deoarece aceasta este construita, in principal, pornind de la veniturile contabile, cu ajustarile prevazute de Codul fiscal. Cheltuiala ramane totusi obligatoriu de inregistrat corect in contabilitate si influenteaza rezultatul contabil al firmei. De asemenea, poate avea relevanta pentru TVA, gestiune, situatiile financiare si pentru eventualitatea trecerii la impozitul pe profit.

Ce reprezinta echipamentul individual de protectie?

Nu orice haina purtata la serviciu este un echipament individual de protectie; potrivit Hotararii Guvernului nr. 1.048/2006, echipamentul individual de protectie este un echipament destinat sa fie purtat sau tinut de lucrator pentru a-l proteja impotriva unuia ori mai multor riscuri care i-ar putea pune in pericol securitatea sau sanatatea la locul de munca. In aceasta categorie intra si elementele suplimentare ori accesoriile concepute in acelasi scop.

In functie de activitate poti intalni casti de protectie, manusi speciale, incaltaminte cu proprietati antiderapante sau antistatice, veste de inalta vizibilitate, masti si semimasti filtrante, combinezoane, ochelari, viziere, centuri si hamuri pentru lucrul la inaltime, antifoane ori imbracaminte rezistenta la temperaturi extreme.

Imbracamintea obisnuita de lucru si uniformele care nu sunt proiectate special pentru protejarea sanatatii si securitatii sunt excluse din definitia stricta a echipamentului individual de protectie. Aceasta excludere nu inseamna automat ca uniformele sau hainele de lucru sunt nedeductibile, ci ca trebuie sa le justifici printr-o alta logica. 

O uniforma obligatorie purtata de personalul unui hotel, al unei clinici sau al unei firme de paza poate avea o legatura evidenta cu activitatea economica. Un tricou personalizat cu sigla firmei poate servi identificarii personalului sau promovarii. O pereche de blugi obisnuiti, acordata fara restrictii si fara o necesitate profesionala clara, poate ridica insa problema unui avantaj acordat salariatului.

Legea nr. 319/2006 privind securitatea si sanatatea in munca iti impune sa evaluezi riscurile pentru lucratori si sa decizi masurile de protectie necesare, inclusiv echipamentul care trebuie utilizat. Normele metodologice aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 1.425/2006 includ, intre activitatile de prevenire si protectie, identificarea echipamentelor necesare pentru posturile de lucru si intocmirea necesarului de dotare.

Echipamentul individual trebuie utilizat atunci cand riscurile nu pot fi evitate sau limitate suficient prin masuri de protectie colectiva ori prin organizarea muncii. El trebuie sa fie adecvat riscului, conditiilor de la locul de munca, cerintelor ergonomice si persoanei care il poarta.

Cand cheltuiala este integral deductibila la calculul impozitului pe profit?

Pentru a sustine deductibilitatea fiscala a echipamentelor de protectie trebuie sa poti demonstra trei lucruri: necesitatea profesionala, realitatea achizitiei si utilizarea in cadrul activitatii firmei.

Necesitatea profesionala rezulta din evaluarea riscurilor, planul de prevenire si protectie, instructiunile proprii de securitate, necesarul de dotare sau alte documente SSM. Realitatea achizitiei rezulta din factura, receptie, dovada platii si documentele furnizorului. Utilizarea profesionala rezulta din bonul de consum, fisa de distribuire, evidenta nominala, instructajul si regulile privind restituirea ori inlocuirea echipamentului.

Cheltuiala este solid justificata cand:

• produsul corespunde unui risc identificat sau unei obligatii specifice activitatii;

• cantitatea cumparata este rezonabila in raport cu personalul si durata normala de utilizare;

• bunurile sunt receptionate si inregistrate in gestiune;

• distribuirea lor catre angajati poate fi demonstrata;

• utilizarea personala este exclusa sau limitata prin reguli interne;

• inlocuirile, pierderile si casarile sunt documentate.

Codul fiscal nu transforma orice achizitie facuta pentru un salariat intr-o cheltuiala nedeductibila. Dimpotriva, costurile necesare desfasurarii activitatii si cele suportate in executarea obligatiilor legale ale angajatorului au o justificare economica puternica. Riscul apare cand bunurile nu mai servesc firmei, ci interesului personal al angajatului, administratorului sau asociatului.

De exemplu, achizitia a 20 de casti pentru 20 de muncitori din constructii este usor de explicat. Achizitia a 80 de perechi de pantofi obisnuiti pentru o societate cu cinci angajati de birou va necesita justificari mult mai convingatoare.

Echipamentele de protectie sunt considerate avantaje salariale?

Atunci cand le acorzi (potrivit legislatiei si pentru protejarea angajatului la locul de munca), echipamentele de protectie nu sunt tratate ca beneficiu salarial. Articolul 76 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal include printre veniturile neimpozabile contravaloarea echipamentelor tehnice, a echipamentului individual de protectie si de lucru, a drepturilor privind sanatatea si securitatea in munca, precum si a uniformelor obligatorii si a drepturilor de echipament acordate potrivit legislatiei. In mod corespunzator, articolul 142 exclude asemenea valori din baza contributiilor sociale, in conditiile legii.

Asta inseamna ca nu trebuie sa adaugi automat valoarea castii, manusilor sau bocancilor de protectie la venitul brut al salariatului. Bunurile nu sunt oferite ca recompensa, ci ca instrumente necesare indeplinirii sarcinilor in siguranta.

Cand angajatul primeste haine sau incaltaminte pe care le poate utiliza liber in viata personala, fara o obligatie de purtare la serviciu si fara o justificare tehnica, exista riscul reclasificarii lor drept avantaj in natura. Intr-o asemenea situatie pot aparea impozitul pe venit si contributiile sociale aferente salariilor.

O regula interna redactata formal nu rezolva singura problema. Trebuie sa existe coerenta intre caracteristicile bunului, activitatea angajatului si utilizarea efectiva. Un combinezon ignifug acordat unui sudor are o destinatie evident profesionala. Un costum business acordat unui manager poate fi mai greu de separat de uzul personal, chiar daca firma sustine ca este necesar pentru intalniri.

Poti deduce TVA-ul aferent echipamentelor de protectie?

Daca societatea ta este inregistrata in scopuri de TVA si utilizeaza echipamentele in cadrul operatiunilor care dau drept de deducere, TVA aferenta achizitiei poate fi, in principiu, dedusa.

Articolul 297 din Codul fiscal leaga dreptul de deducere de utilizarea achizitiilor in folosul operatiunilor economice eligibile. Prin urmare, trebuie sa poti demonstra ca echipamentele au fost cumparate pentru activitatea taxabila a firmei, nu pentru consumul privat al salariatilor ori al administratorului.

Pentru exercitarea dreptului de deducere trebuie sa respecti si conditiile documentare generale. Factura trebuie emisa pe datele societatii si trebuie sa descrie suficient de clar bunurile. Cand denumirea este vaga, pastreaza oferta, comanda, fisa tehnica, certificatul de conformitate sau orice document care arata natura produsului.

In cazul in care firma desfasoara atat operatiuni cu drept de deducere, cat si operatiuni fara drept de deducere, poate deveni necesara aplicarea regulilor de alocare sau de pro-rata. Daca societatea nu este inregistrata in scopuri de TVA, taxa achitata furnizorului va intra, de regula, in costul bunurilor sau in cheltuiala recunoscuta contabil, dupa caz.

Greseli frecvente care pot crea probleme la un control ANAF

De exemplu:

• factura fara descriere clara;
• lipsa distribuirii;
• lipsa evaluarii riscurilor;
• cumpararea unor haine obisnuite;
• acordarea produselor fara justificare;
• lipsa documentelor.